Meetings effektiver gestalten durch neue Regeln

Meetings laufen in den meisten Firmen nach den immer gleichen, nicht immer zielführenden Spielregeln ab – welche neuen Regeln für eine bessere Meetingkultur sorgen, können Unternehmen sich von Start-ups abschauen.


 

Wöchentlich in vielen Firmen das typische Szenario: Einladung per Besprechungsanfrage, Zusammenkunft in Raum xy, vielleicht Kaffee und Kekse, jeder gibt seinen Senf zum Thema, mit ein wenig Glück gibt es ein Protokoll und nach viel zu viel Redezeit geht man nicht selten mit dem Gefühl auseinander, zu viel Zeit für zu wenig Ergebnis verbracht zu haben.

“Rede etwas weniger und tue etwas mehr.”
– Jüdische Weisheit

 

Meetings mit klaren Regeln führen schneller zu Ergebnissen

Mitarbeiter des Start-up-Unternehmens Spacebase haben eine Umfrage durchgeführt, die folgende 7 Regeln für eine neue Meetingkultur hervorbringt:

  1. Kein Aufhänger, kein Meeting: Diese Regel gebe ich meinen Teilnehmern sowohl in Zeitmanagement- als auch in meinen Moderations-Seminaren immer mit auf den Weg. Wenn es keine Agenda für ein Meeting gibt, keine Ziele festgeschrieben sind, die während des Meetings erreicht werden sollen, gibt es keinen Grund zu diesem Meeting zu gehen. Ich kann dann ja als Teilnehmer gar nicht ersehen, weshalb ich dabei sein soll, welche Themen besprochen werden sollen, worauf ich mich vorbereiten muss und ob meine Expertise überhaupt gebraucht wird.
    Also: wird Dir nicht klar, was besprochen werden soll, traue Dich, eine Agenda anzufordern bzw. Deine Teilnahme erst gar nicht zu bestätigen!
  2. In Café oder Park statt im Konferenzraum-Muff treffen: Was spricht eigentlich dagegen, das Meeting mal nach draußen oder in das Café auf der anderen Straßenseite zu verlegen? Kreative neue Umgebungen regen neue Gedankengänge an – statt immer in den gleichen Gedankenkreisen des kahlen Konferenzraumes zu verharren. Klar: Aufwand und Nutzen muss im Verhältnis zueinander stehen – neue Wege haben jedoch selten geschadet!
  3. Jede Idee zählt: Was eine Grundregel bei jeden guten Brainstorming sein sollte, gilt auch für gelungene Meetings – jeder sollte Ideen einbringen können. Wenn das Meeting nur dazu da ist, bereits entschiedene Sachverhalte mitzuteilen, handelt es sich im eigentlichen Sinne ja gar nicht um eine Besprechung, sondern um eine Präsentation. Der CEO eines der befragten Startups hält es so: “Ich schreibe die Agenda mit den wichtigsten Fragen und dann halte ich die Klappe.”
    Merke: die besten und frischesten Ideen kommen nicht immer unbedingt von den alten Hasen!
  4. Knallharte Zeitvorgaben machen: Es wird zur angegebenen Zeit gestartet, egal ob alle anwesend sind oder nicht. Auch das Ende wird exakt eingehalten. Sollte mehr zu besprechen sein, trifft man sich lieber später erneut oder plant von vorn herein mehrere Meeting-Blöcke ein. Durch die entstehenden Pausen wird der Kreativitätsfluss angeregt und den natürlichen Konzentrationszyklen des Menschen Rechnung getragen.
    Deshalb: kein Meeting länger als 60 Minuten bzw. spätestens dann eine kurze Pause!
  5. Neue Meeting-Formen ausprobieren: Standing Meetings, Walking Meeting, ja sogar Sprint Meetings gibt es mittlerweile. In vielen neu gebauten Unternehmensräumlichkeiten finden sich gemütliche Ecken, Kochnischen, Sofa-Lounges – verschließe Dich diesen ‘neumodischen’ Meetingsmöglichkeiten nicht, sondern sehe sie als Anregung für kreative Gedankengänge!
  6. Direkt entscheiden: Besser direkt entscheiden als ständig weiter verschieben. Natürlich sollten idealerweise alle Fakten zur Entscheidungsfindung vorliegen, doch allzu häufig wird vorgeschoben, dass dies nicht der Fall sei, was eine Entscheidung unnötig verzögert. In dieser Zeit werden Ressourcen, Geld, Zeit und Nerven aller Beteiligten verschwendet. Also: lieber die Entscheidungsfindung forcieren!
  7. Nicht alle müssen mit: Stelle noch einmal auf den Prüfstand, wer wirklich bei dem Meeting beteiligt sein muss. Oft werden aus der Historie eines Projekts heraus noch Menschen eingeladen, die schon lange nicht mehr beteiligt sein müssen. Spare Dir und auch diesen Menschen die Zeit und lade sie nicht mehr ein, wenn sie nicht mehr beteiligt sind oder aufgrund ihrer Expertise nicht mehr benötigt werden.

Welche weiteren Ideen hast Du für innovative Meetings? Was macht sich bei Euch in der Firma bezüglich einer Meetingkultur bezahlt? Ich bins gespannt über dieses Thema zu diskutieren!


Leave a Comment

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Diese Website verwendet Akismet, um Spam zu reduzieren. Erfahre mehr darüber, wie deine Kommentardaten verarbeitet werden.

Join 300+ Amazing Entrepreneurs who took the risk and succeeded!

Here is your chance to be part of the exclusive Freedom Empowerer Group!

 

Start to grow your business with the best tips!

Here is your chance to get access to my exclusive freebies!

Start to grow your business with the best tips!

Here is your chance to get access to my exclusive freebies!

Mach es wie 200+ andere & trag’ dich ein!

In meinem Newsletter halte ich dich auf dem Laufenden zu aktuellen Themen & Terminen.